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O Que É Consultoria Arquivística?

A consultoria arquivística faz parte de um processo em que cada vez mais empresas estão adotando. Inclusive, você também pode adotar este método na sua empresa.

O objetivo principal deste processo é organizar toda documentação da empresa. Além disso, a organização documental permite que os dados da sua empresa sejam encontrados rapidamente pelos funcionários, como também sejam mantidos em segurança.

E o que antecede justamente essa faze de armazenar os arquivos, é a consultoria de arquivos. Ou seja, o processo é bastante trabalhosos e deve ser feito por uma empresa especializada.

O que é consultoria arquivística?

Arquivos contêm informações importantes para sua empresa, e essas informações são de extrema relevância para desenvolver atividades. Atividades essa que podem incluir até mesmo o desenvolvimento de ações estratégicas.

Quanto mais organizado os documentos, melhores e mais rápidas serão as análises dos funcionários. O processo arquivístico é fundamental para atender as demandas da sua empresa, caso não tenha ele, a acessibilidade aos documentos pode ficar até mesmo inacessível.

Este processo é feito por etapas, etapas essas que melhoram ainda mais a consulta de arquivos da sua empresa. As etapas incluem:

  • Identificação e análise dos documentos;

  • Levante de acervo;

  • Higienização dos documentos;

  • Elaboração de um plano para classificar os documentos;

  • Estabelecimento de quais arquivos devem ser arquivados;

  • Criação de instrumentos para pesquisar os arquivos armazenados;

  • Aplicação de tabela de temporalidade documental;

  • Criação de manual para acessar os arquivos;

  • Criação de sistema de gerenciamento eletrônico;

  • Digitalização documental;

  • Indexação

  • Manutenção dos arquivos;

A implantação do sistema de gerenciamento eletrônico

Caso a sua empresa ainda não tenha, a implantação de um sistema que faça o gerenciamento eletrônico dos arquivos será o ponto chave para otimizar a procura por documentos na sua empresa.

O grande diferencial será ele, pois, mesmo que ocorra a organização de arquivos, se eles não se tornarem fáceis de acessar, todo o trabalho anterior e posterior a ele é redundante.

O sistema eletrônico de gerenciamento de arquivo melhora todo o fluxo de trabalho da sua empresa. Não há necessidade de vasculhar pastas físicas, libera espaço na sua empresa, contribui para economia da empresa e uma série de outros benefícios.

Porque a minha empresa precisa de consulta arquivística?

Você quer melhorar o fluxo de trabalho da empresa? Quer melhorar a organização? Deseja reduzir custos com impressão e uma série de outros materiais, como também com economizar energia? Neste caso, a consulta de arquivos da sua empresa deve ser feita.

E mesmo que a empresa não esteja necessitada de todos os serviços citados acima, essa tecnologia só traz benefícios para o negócio. Outro ponto essencial é que a consultoria permite que os documentos da empresa sejam analisados de maneira mais rápida e eficaz.

Todas as informações que são organizadas de maneira eficaz, contribuem para que a equipe de trabalho tenha melhores condições de analisar os dados e consequentemente analisar assertivamente as condições da empresa. Como também poder criar estratégias para um bom gerenciamento.

  • Manter os documentos da sua empresa organizados evita riscos de falhas nas informações;

  • Oferece aceso rápido às informações;

  • Todos os funcionários da empresa podem ser beneficiados com a organização.

Escolhendo a empresa certa para fazer consulta arquivística

Tenha em mente que os documentos físicos da empresa, até mesmo aqueles mais privados, deverão ser acessados para ser realizada a digitalização, e não só ela, como também passar por todo processo de consultoria.

Logo, se entende que não é qualquer um que deve fazer este serviço. É necessário ter a certeza de que as informações estarão seguras e que a organização de fato, serão mantidas.

Neste sentido e em outros, a Gerenciar se garante na consulta de arquivos da sua empresa. São anos de experiência que acumulam serviços prestados a inúmeras empresas, empresas essas de diversos setores e portes físicos. Faça sua consultoria arquivística com a Gerenciar!

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