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É Importante Digitalizar Acervo?

Digitalizar acervo é amaneira que muitas empresas encontraram para manter a segurança de dados importantes. No entanto, muitos negócios ainda não se atentaram para essa tecnologia e ainda trabalham com um fluxo de trabalho extremamente lento.

Ou seja, os funcionários ainda procuram os arquivos em pastas físicas, em salas destinadas para o armazenamento de inúmeros documentos e também contam com a insegurança de perder algum documento.

Então, se você quer melhorar o dia a dia na sua empresa e garantir que os funcionários fiquem ocupados com tarefas mais importantes, a digitalização documental é uma alternativa inteligente.

Informações são encontradas rapidamente ao digitalizar acervo

Mesmo que os documentos da sua empresa estejam guardados por pasta, armários ou até mesmo setor, encontra-los pode ser difícil e demorado, o que pode acabar atrapalhando o fluxo da empresa como um todo.

Ao fazer toda digitalização de documentos, você e seus funcionários só precisaram dar alguns cliques. Logo, será possível que se envie arquivos, informações, dados. Enfim.

E sem contar que o mesmo documento pode ser utilizado simultaneamente por um grande grupo de funcionários, sem a necessidade de fazer inúmeras impressões.

Reduz os riscos de se perder documentos

A digitalização de documentos garante que todos os arquivos da empresa sejam mantidos em segurança. E a segurança não é só em relação ao documento físico, como também aceso as informações contidas nos mesmos.

Os acesos aos documentos poderão ser feitos de acordo com a hierarquia e divisão dos setores. Assim, cada funcionário, de acordo com o seu setor, poderá ter acesso a informações que possibilitaram uma melhor comunicação e redção nos ruídos.

Outro ponto é que, geralmente, após a digitalização dos documentos, todos podem ser acessados por meio de um software. Software este que, dependendo da empresa que oferece, garante a segurança dos dados e armazenamento.

Digitalizar documentos é importante pois reduz gastos com impressões

Se a sua empresa está passando por um período financeiro conturbado ou você decidiu simplesmente cortar gastos, a digitalização pode ser grande aliada na hora de evitar impressões desnecessárias.

A redução envolve deixar de usar o papel em si, tinta de impressora, energia e também de tempo gasto com as atividades. Tornado então, a impressão necessária somente em momentos de total necessidade.

Outro ponto também interessante é o impacto no meio ambiente, que neste caso, não tem. Pois todo os documentos da empresa estão sendo utilizados no meio digital. Tudo isso passa uma imagem consciente da sua empresa em relação ao meio ambiente.

Que é que pode fazer a digitalização dos documentos da minha empresa?

Como se trata do acesso a informações confidencias e importantes, é necessário que você escolha uma empresa séria no ramo. A Gerenciar é uma empresa que atua na digitalização de documentos a um certo tempo no ramo.

Além da experiência, a empresa conta com o oferecimento de um excelente sistema GED, o gerenciamento eletrônico de documentos. Ou seja, tudo que você precisa neste momento.

É importante ressaltar que o sistema GED envolve diversas etapas para um bom funcionamento da sua empresa. Não são só os seus documentos que são digitalizados e guardados com segurança, como também há a análise de quais arquivos devem ser digitalizados.

Minha empresa é pequena, ainda sim eu preciso digitalizar os documentos?

Mesmo que a sua empresa seja de porte médio ou pequeno, a digitalização dos documentos deve ser feita, pois, os riscos são inerentes ao porte da empresa. Podem ocorrer problemas como:

  • Vazamento de informações importantes;

  • Perda de documentação;

  • Demora na procura pelo documento certo;

  • Perda dos documentos por conta do tempo, acidente ou até mesmo descarte por engano.

Independentemente do porte da sua empresa, digitalizar acervo pode ser uma forma de manter a empresa organizada. Sem contar também que, quanto mais organizada as informações, maiores são as chances de desenvolvimento estratégico para sua empresa crescer e lucrar.

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