Como Funciona BPM Administração?

Quem trabalha com Administração, especialmente para grandes empresas, não pode deixar de conhecer o conceito de BPM Administração.

Sendo siga para Business Process Management, o BPM trata da junção de processos organizacionais com tecnologia da informação, TI, permitindo que uma empresa otimize os seus resultados e garanta um gerenciamento eficiente.

Essa abordagem se mostra bastante adaptável mas, em geral, diz respeito à forma como funcionários, setores e atividades se encontram em um único espaço, centralizando a informação e impedindo ruídos.

Mas, afinal, como funciona BPM Administração?

Entender como funciona o BPM em uma empresa que trabalha com administração consiste em compreender as formas através das quais pode-se melhorar o fluxo de trabalho e de informações.

Geralmente, é utilizado um software que centraliza todas as informações da empresa, em especial documentos e relatórios que devem ser acessados com facilidade para que cada tarefa seja delegada com o máximo de aproveitamento possível.

Porém, como é possível centralizar a documentação de uma empresa e investir em um bom BPM se toda a documentação estiver em formato, ainda, de papel, ultrapassado e desorganizado?

Então, para fazer o BPM Administração funcionar, o primeiro passo é apostar na digitalização de documentos.

Digitalização de documentos

De nada adianta uma empresa buscar por uma boa gestão de processos se notas fiscais, relatórios, dados e informações impressas forem parar no lixo ao invés de em suas mãos.

É por isso que a digitalização de documentos tem se tornado, cada dia mais, parte fundamental dos processos de qualquer empresa.

Ao serem digitalizados, esses documentos podem ser facilmente organizados, tabelados, arquivados, encontrados e manipulados, desde que seja usado um sistema seguro e eficiente para isso.

Nessa hora, é preciso conhecer os conceitos de inteligência documental.

O que é inteligência documental?

Não somente de digitalizar documentos vive uma empresa que busca por BPM Administração.

É preciso que esses documentos digitalizados sejam corretamente arquivados, organizados e, especialmente, que eles se mantenham seguros para, de fato, permitir que sejam acessados a qualquer momento.

Assim sendo, é preciso contar com inteligência documental, que é uma forma de garantir que empresas de todos os portes contem com a organização inicial e necessária para que haja um bom gerenciamento de processos.

Isso inclui:

• Gerenciamento de documentos;
• Organização de arquivos;
• Arquivar documentos;
• Digitalização de documentos;
• Microfilmagem;
• GED – gerenciamento eletrônico de documentos.

Em especial o GED, que é voltado para o gerenciamento eletrônico de documentos, é fundamental para que haja o bom Business Process Management necessário para qualquer empresa.

A união dos dois fatores

Uma vez que toda a documentação de uma empresa é digitalizada, o acesso a informações centralizadas se mostra muito mais possível e eficiente.

Portanto, pode-se definir que somente uma organização documental é capaz de trabalhar junto a um bom BPM.

Porém, investir nessa organização nem sempre é tão fácil quanto parece.

A inteligência documental é algo que necessita de profissionalismo e expertise para ser executada, o que exige a contratação de serviços especializados para isso.

Grupo Gerenciar

Há mais de 9 anos o Grupo Gerenciar trabalha acompanhando atentamente, do começo ao fim, o gerenciamento de processos envolvidos na digitalização de documentos.

Por isso, ao contar com os seus serviços, você pode ter a certeza de estar entregando nas mãos certas todo o processo referente ao melhor rendimento possível para seus funcionários, que terão acesso a informações centralizadas em sua empresa.

Tendo acesso a isso, é muito mais simples que seja implementado, de fato, um bom BPM Administração, otimizando o dia a dia dos gestores, dos funcionários e dos setores de qualquer negócio – e consequentemente trazendo os melhores resultados.