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Como Funciona A Automatização De Processos?

A automatização de processos é um diferencial dentro de uma empresa. No entanto, o mercado está tão acirrado que qualquer forma de gestão deveria ser vista como uma obrigação.

Organizar todos os documentos é o primeiro passo para manter a visualização da situação da empresa. E esta situação, inclusive, deve ser acessada por qualquer tipo de funcionário.

Sendo mais claro: tudo que ocorre dentro de uma empresa precisa de documentação. Se esta estiver desorganizada, fica difícil entender o que se passa dentro da própria corporação.

Muitos ainda não veem a necessidade de gerenciar e organizar todos os documentos, mas esse artigo irá mostrar o quão importante é essa etapa.

Automatização de processos: o que é

A automatização de processos, como o nome já diz, é automatizar a maior parte de etapas que envolvem uma linha de produção.

Para que o produto final chegue às mãos do cliente, muitos setores devem trabalhar juntos, como o financeiro, contábil, produção, dentre outros.

Quando estes estão automatizados, tudo é otimizado. Afinal, o uso de ferramentas e softwares agilizam compilações e conseguem cortar etapas. Lê-se: menos tempo e maior lucratividade.

No artigo em específico o foco será na automatização de documentos, algo que não tem a devida importância em algumas empresas.

É fácil perceber a importância da automatização do setor de estocagem, por exemplo, mas e a documentação? Por que é tão fundamental? Como já dito, a documentação das empresas costuma ser grande e complexa.

Sempre haverá a necessidade de alguma documentação, seja por burocracia interna ou externa. Não manter essa documentação em ordem, ou perdê-la, é extremamente prejudicial à empresa.

Podem ser perdidos documentos importantes, histórico de dados, informações dos funcionários, dentre outras coisas.

Além disso, a automatização de processos facilita – e muito – encontrar o documento desejado no menor tempo.

Uma empresa está fazendo um relatório, por exemplo, e precisa de um dado de 1980 deve encontrá-lo rapidamente. Não importa a data do documento, TUDO deve estar no seu devido lugar.

Como funciona?

  • Arquivar documentos

Arquivar documentos é a etapa base da automatização. O processo de armazenagem é seguro e utiliza de métodos inteligentes para organizar tudo de forma intuitiva e de fácil acesso.

  • Digitalização de documentos

Hoje em dia os arquivos digitalizados são mais requisitados do que os físicos e, em muitos lugares, eles também possuem valor legal. A Gerenciar digitaliza todos os documentos, evitando perdas.

  • GED – gerenciamento eletrônico de documentos

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é o que diferencia a automatização de processos. A organização e gestão de tudo aquilo documentado otimizará n coisas dentro da empresa.

  • Microfilmagem

Os documentos também podem ser fotografados, conservando suas características originais.

  • Gerenciamento Personalizado

Os arquivos não são organizados aleatoriamente, eles seguem um padrão de acordo com os gostos da própria empresa. É feita uma classificação antes de organizar os papéis.

  • Mantém a organização

A Gerenciar tem o objetivo de manter todos os documentos organizados, evitando que eles voltem a ficar em desordem.

A automatização de processos serve para qualquer empresa?

Empresas pequenas ou familiares não costumam ver tanta necessidade do gerenciamento de documentos. No entanto, isso é um grande erro.

Qualquer empresa tem dados e documentos importantes que, possivelmente, precisarão ser resgatados uma hora ou outra. A organização de todos os dados é fundamental para o desenvolvimento da empresa.

Além disso, manter os dados organizados evita perda de prazos e, consequentemente, evita multas e advertências.

A automatização de processos através do gerenciamento de documentos é feita pelo Grupo Gerenciar. A empresa une fundamentos de organização com tecnologia, realizando um serviço de excelência em qualquer empreendimento.

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